Les registres obligatoires

Registre

Définition

Entreprises concernées

Le livre-journal

Il enregistre, de manière chronologique tous mouvements affectant le patrimoine de l'entreprise, opération par opération et jour par jour.
Tout enregistrement précise l'origine de l'opération et les références de la pièce justificative correspondante.
Il peut être coté et paraphé (greffe du tribunal de commerce).
Coût variable selon les greffes : entre 4 euros et 12 euros TTC.

Obligatoire pour :

- les commerçants au réel,
- les sociétés commerciales (EURL, SARL, etc.),
- les artisans assujettis à la TVA.

Facultatif pour les professions libérales soumises au régime de la déclaration contrôlée qui peuvent, soit tenir un livre-journal (non coté et non paraphé), soit un journal des recettes et un journal des dépenses.

Conseillé pour les autres.

Le grand livre

Il reprend et ventile selon le plan comptable les écritures du livre-journal. Il classe donc par nature de compte les informations saisies dans l'ordre chronologique par le livre-journal.

Obligatoire pour les entreprises commerciales ou artisanales soumises aux régimes fiscaux du réel simplifié ou du réel normal.

Registre

Définition

Entreprises concernées

Les livres auxiliaires

Le livre-journal et le grand livre peuvent être détaillés en autant de livres auxiliaires exigés par l'activité : livre de caisse, des achats, de vente, de banque, de chèques postaux, des effets à recevoir, des effets à payer, etc.

Facultatif pour toutes les entreprises (selon les besoins de leur activité).

Le livre des recettes

Il enregistre de manière chronologique le montant et l'origine des recettes perçues en distinguant les règlements en espèces des autres règlements, et en indiquant les références des pièces justificatives.

Obligatoire pour les entreprises relevant du régime fiscal de la micro-entreprise.

Le registre des achats

Il récapitule par année le détail des achats (appuyé des factures et autres pièces justificatives) en distinguant les règlements en espèces des autres règlements.

Obligatoire pour les entreprises soumises au régime fiscal micro-BIC, pour les activités consistant à vendre des marchandises, objets, fournitures et denrées à emporter ou à consommer sur place, ou à fournir le logement.

Le registre des immobilisations et des amortissements

Il comporte :
- la date d'acquisition ou de création et le prix de revient des éléments d'actif affectés à l'exercice de la profession,
- le montant des amortissements effectués sur ces éléments,
- le prix et la date de cession de ces éléments (aucun formalisme exigé).

Obligatoire pour les professions libérales soumises à la déclaration contrôlée.

Registre

Définition 
 

Délai de conservation

Entreprises concernées

Le
registre unique du personnel

Quel que soit l'effectif de l'entreprise, il doit être tenu à jour. Pour tous les salariés, il répertorie principalement : nom, prénom, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d'entrée et de sortie, date d'autorisation d'embauche ou de licenciement.
Il doit être tenu dans chaque établissement et non au siège.

5 ans

Tous les employeurs.

Le livre de paie

Il reproduit les mentions d'un bulletin de paie.
Il peut être coté et paraphé (tribunal de commerce ou tribunal d'instance ou maire de la commune).

Coût :
- gratuit en mairie
- variable selon les greffes (entre 4 euros et 12 euros TTC)

5 ans. Mais il est conseillé de le garder 10 ans.

Facultatif pour tous les employeurs, mais obligation de conserver en double les bulletins de salaires sous format papier ou électronique.

Le registre de l'inspection du travail

Il regroupe les observations et mises en demeure de l'inspecteur du travail en matière d'hygiène, de sécurité, de médecine du travail et de prévention des risques.Le registre n'est pas obligatoire. Une simple conservation des documents suffit.

5 ans

Tous les employeurs.

Le document unique d'évaluation des risques

Il répertorie tous les dangers pour la sécurité et la santé des salariés et analyse les risques. Il doit être tenu à la disposition des travailleurs, des membres du Comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), des délégués du personnel, du médecin du travail, de l'inspection du travail, des services de prévention des organismes de sécurité sociale, des organismes professionnels de santé, de sécurité et des conditions de travail et, le cas échéant, des inspecteurs de la radioprotection.
Il doit être tenu à jour au minimum tous les ans.

Tous les employeurs

Registre

Définition

Entreprises concernées

Les feuilles de présence aux assemblées générales

Elles doivent être établies lors de chaque assemblée générale et émargées par les actionnaires présents et les mandataires.

Contenu :
- les nom, prénom, domicile de chaque mandataire, le nombre de droits sociaux de ses mandants et le nombre de voix attaché à ces droits,
- les nom, prénom, domicile des actionnaires présents, représentés et votant par correspondance, le nombre de droits sociaux dont chacun d'eux est titulaire et le nombre de voix attaché à ces actions.

Obligatoire pour les SA

Conseillé pour les SARL, les SAS

Le registre des procès-verbaux d'assemblées générales

Pour les SASU, le registre des décisions

Un procès-verbal doit être établi après chaque assemblée générale.

Il doit être signé :

- dans la SNC par chacun des associés présents,
- dans la SARL et l'EURL par le(s) gérant(s),
- dans la SA par les membres du conseil.

Le registre doit être coté et paraphé (greffe du tribunal de commerce ou tribunal d'instance ou maire de la commune).

Coût :
- gratuit en mairie,
- coût variable selon les greffes (entre 4 euros et 12 euros TTC).

Contenu :
- la date et le lieu de la réunion
- les nom, prénom des associés présents et représentés, ainsi que le nombre de parts sociales détenues par chacun d'eux
- un résumé des débats
- les résolutions mises en voix et le résultat des votes, etc.

Obligatoire pour toutes les sociétés

Le registre de présence aux conseils

Il est tenu et signé par les administrateurs participant à la réunion du conseil d'administration

Obligatoire pour les SA

Registre

Définition

Entreprises concernées

Le registre des procès-verbaux de conseils

A l'issue de chaque réunion du conseil d'administration, est établi un procès-verbal.
Le registre doit être coté et paraphé.
Coût variable selon les greffes (entre 4 euros et 12 euros TTC)

Attention : le registre de présence aux conseils et celui des procès-verbaux de conseil doivent rester distincts.

Contenu :
- les noms des administrateurs présents, représentés, excusés ou absents
- la présence ou l'absence de personnes convoquées à la réunion du conseil
- l'objet de la réunion, le résumé des débats, le texte des résolutions.

Obligatoire pour les SA

Le registre des mouvements de titres

Dans le cadre du régime simplifié de la tenue des comptes, il constate, par ordre chronologique, les changements dans la propriété des titres et les nantissements

Le registre doit être paraphé (greffe du tribunal de commerce)
Coût variable selon les greffes : entre 4 euros et 12 euros TTC.

Contenu :
- la date et la nature du mouvement,
- le nom ou la dénomination sociale du titulaire et son numéro d'immatriculation,
- la quantité de titres faisant mouvement,
- le nom ou la dénomination sociale du bénéficiaire.

Obligatoire pour les SA qui ne dépassent pas 100 actionnaires (régime simplifié)