9 - Installer l'entreprise

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Exemple de définition de fonction

Il est recommandé au chef d'entreprise de s'astreindre à rédiger une définition de fonctions pour chaque collaborateur qu'il va recruter (et surtout s'il s'agit de proches).
Cette démarche va le conduire à préciser la délégation qu'il entend pratiquer.
En effet, si le schéma de la délégation est une vision du chef d'entreprise, la définition de fonctions est celle du collaborateur.

Le plan type décrit ci-dessus peut s'appliquer à toute entreprise, quelle que soit sa taille. Certains éléments sont tout simplement supprimés pour la toute petite structure.


  Plan-type d'une définition de fonction

1. Fonctions générales

La description des fonctions générales synthétise, pour la personne concernée et sous forme d'objectifs globaux, les attributions principales. Celles-ci affirment le rôle que doit remplir en permanence le collaborateur.

2. Attributions et responsabilités permanentes

La définition des attributions et des responsabilités permanentes permet au chef d'entreprise d'affirmer l'étendue du pouvoir qu'il confère au collaborateur. Toute attribution déléguée au collaborateur implique pour celui-ci le pouvoir et la responsabilité de l'exercer. Cette démarche entraîne pour le chef d'entreprise la mise en oeuvre de confiance envers son collaborateur mais implique également le devoir de contrôler l'exercice de la délégation.
La précision de la délégation formulée dans la définition de fonction conditionne en grande partie la plus ou moins grande fréquence de conflits potentiels.

3. Rapports hiérarchiques et liens fonctionnels

- rapports hiérarchiques vers le niveau supérieur,
- rapports hiérarchiques vers les niveaux inférieurs,
- liens fonctionnels avec activité 1,
- liens fonctionnels avec activité 2,...

Les liaisons hiérarchiques doivent être définies dès qu'il y a au moins deux niveaux de hiérarchie. Dans le cas ou tous les collaborateurs dépendent du chef d'entreprise, la description de celles-ci s'avère inutile. Les liens fonctionnels sont créés par le fait d'avoir de l'autorité sur des activités. De telles relations apparaissent dans l'entreprise dès lors qu'elle fait appel à des spécialistes. Ces relations peuvent doubler ou croiser des liens hiérarchiques.

4. Domaines et limites de responsabilité

- vis-à-vis du personnel
- concernant les méthodes et les procédures
- concernant les budgets
- concernant le matériel

Les domaines de responsabilité viennent compléter la délégation des attributions.

5. Réception et transfert d'informations

- reçoit des informations de telle personne ou tel service,
- transmet des informations à telle personne ou à tel service,
- se réunit avec ....

Ces données sont intéressantes pour définir le fonctionnement journalier du système d'informations dans l'entreprise. A titre d'exemple, elles concernent tant les collaborateurs chargés de la production que ceux chargés de la livraison ou du suivi du compte clients.

6. Critères de performances

Les critères de performances définissent les éléments qui vont permettre à chacun (chef d'entreprise et collaborateurs) de savoir à l'avance comment le travail sera jugé. Cette démarche sera source d'objectivité ultérieure dans les rapports entre employeur et employé.


  Exemple de grille de définition de fonction dans le cadre d'un recrutement

a) Société :

- Effectif : ..............................

- Secteur et activité principale : ..............................


b) Le poste à pourvoir :

- Intitulé : ..............................

- Description du poste : ..............................

- Nature précise des principales missions à accomplir : ..............................

- Articulation de ces missions avec le fonctionnement du service ou de l'unité : ..............................

- Description du niveau des responsabilités et éventuellement des effectifs dirigés (nombre et qualification des subordonnés) : ..............................

- Evolution potentielle du poste : ..............................

- Rattachement hiérarchique et positionnement dans l'organigramme : ..............................

- Motif du recrutement : ..............................

- Date de mise en oeuvre souhaitée : ..............................

- Lieu de travail : ..............................

- Déplacements : ..............................

- Rémunération : ..............................

- Rémunération d'embauche et évolution éventuelle : ..............................

- Avantages en nature : ..............................


c) Le profil

- Formation : ..............................

- Langues : ..............................

- Durée et nature de l'expérience souhaitée : ..............................

- Qualités particulières exigées (physiques ou intellectuelles) : ..............................

- Capacité d'adaptation : ..............................

- Mobilité : ..............................

- Statuts : ..............................

- Critères d'évaluation : ..............................

- Autres caractéristiques : ..............................


Septembre 2011

Outil très pratique
Merci pour ce document qui est d'une grande utilité pratique.
Posté par contact (audit-consultants.com), 12/10/2011 20:15
Très bon article
Concis et efficace.
Posté par vince (www.promindconsulting.com), 18/08/2011 14:36
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